Die Ausstellung des Dokuments ist erforderlich, wenn der ausländische Kunde dies wünscht oder die Einfuhrbestimmungen des Landes es fordern. Die Gründe dafür sind sehr unterschiedlich: Anwendung von Vorzugszöllen, Antidumping-Maßnahmen, Überwachung von mengenmäßigen Einfuhrbeschränkungen oder kundenspezifische Weiterverwendung, Es kann allerdings auch von inländischen Abnehmern gefordert werden, die die Waren später weiter exportieren wollen.
Ursprungszeugnisse werden für versandbereite Waren ausgestellt; Blanko Ursprungszeugnisse sind nicht möglich.
Für die Ausstellung eines Ursprungszeugnisses wird eine Gebührenmarke von 5,00 Euro benötigt.
Vor dem Ausfüllen sollten die Anmerkungen und Hinweise auf der Vorder- und Rückseite des roten Antrags aufmerksam durchgelesen werden. Die Formulare müssen vollständig ausgefüllt und Leerräume durch Füllstriche entwertet sein. Radierungen und Übermalungen (z. B. Tipp-Ex) sind nicht zulässig.
Feld 1:
Firmierung und Anschrift sind vollständig und ordnungsgemäß laut Handelsregistereintragung bzw. Gewerbeanmeldung anzugeben.
Feld 2:
Dieses Feld ist grundsätzlich auszufüllen. Falls keine vollständige Empfangsadresse, sondern nur "an Order" einzutragen ist, muss das Bestimmungsland hinzugefügt werden.
Feld 3:
Es ist die korrekte Bezeichnung des Ursprungslandes zu verwenden, z. B. "Bundesrepublik Deutschland" (nicht BRD), "Japan" etc. Keine Ursprungsbegriffe sind: West-Germany, Western Europe, England, Holland etc., auch dann nicht, wenn dies im Akkreditiv ausdrücklich gefordert wird. Bei der Aufführung eines oder mehrerer EU-Länder ist der Zusatz "Europäische Union" in der entsprechenden Sprache in Klammern hinzuzusetzen. Sind mehrere Länder anzugeben kann dies unter Nutzung von Positionen geschehen (Pos. 1-6 Deutschland, Pos. 7-10 Frankreich). Reicht auch hier der Platz nicht aus, kann ein Vermerk eingefügt werden (siehe beiliegende Liste). Diese Liste wird an alle Exemplare des Ursprungszeugnisses angesiegelt. Maßgebend für die Bestimmung des Ursprungs der Waren sind die Vorschriften der Verordnung (EWG) Nr. 2913/92 -Zollkodex- und der Verordnung (EWG) 2454/93.
Feld 4:
Hier können Angaben zur Beförderungsart, z. B. LKW, Schiff, Luftfracht, Bahn, Post gemacht werden.
Feld 5:
Zusätzliche Angaben wie z.B. Importlizenznummer, interne Auftragsnummer, Akkreditivnummer etc. können hier eingetragen werden; jedoch keine Herstellererklärungen, Zolltarifnummern oder andere Erklärungen des Exporteurs.
Feld 6:
Aufzuführen sind Anzahl und Art der Packstücke oder bei unverpackten Waren deren Stückzahl. Die Warenbeschreibung muss grundsätzlich der handelsüblichen Warenbezeichnung entsprechen. Bei mehreren Warenarten hat eine Unterteilung in laufende Nummern zu erfolgen. Wenn die Lieferung aus vielen unterschiedlichen Waren besteht, ist die Verwendung eines handelsüblichen Sammelbegriffs mit dem Hinweis "gemäß beigefügter Rechnung oder Packliste" zu empfehlen.
Feld 7:
In diesem Feld ist stets eine Mengenangabe, z. B. in kg, Liter, Stück, Meter, erforderlich. Bei verpackter Ware wird empfohlen, das Brutto- und Nettogewicht anzugeben.
Feld 8: (nur im Antragsformular)
Der Antragsteller hat grundsätzlich anzukreuzen, ob die Ware "im eigenen Betrieb" oder "in einem anderen Betrieb" hergestellt wurde. Ist nur ein Teil der Ware "im eigenen Betrieb" gefertigt, der übrige Teil jedoch "in einem anderen Betrieb", ist hierfür ein Nachweis zu erbringen. Als "im eigenen Betrieb" hergestellte Ware gilt die im Zollkodex bzw. in der Zollkodex-Durchführungsverordnung festgelegte ursprungsbegründende Be- oder Verarbeitung. Falls "in einem anderen Betrieb" anzukreuzen ist, sind der IHK immer entsprechende Ursprungsnachweise vorzulegen. Der Antrag bedarf der rechtsverbindlichen Unterschrift. Derjenige, der den Antrag auf Ausstellung des Ursprungszeugnisses unterschreibt, zeichnet für die Richtigkeit aller Angaben verantwortlich und steht bei Unregelmäßigkeiten in der Haftung.
Feld 9: (nur im Antragsformular)
Dieses Feld wird nur genutzt, wenn der Antragsteller und der Absender in Feld 1 nicht identisch sind. Auf der Rückseite des Ursprungszeugnisses können weitere zulässige Erklärungen abgegeben werden, die auf der Vorderseite nicht vorgesehen oder nicht möglich sind, wie z. B. Herstellererklärungen oder positive Ursprungserklärungen. Sie müssen vom Antragsteller unterschrieben und mit Firmenstempel versehen sein.
